Introducción

Poseer la información adecuada en el momento adecuado, dada la rápida evolución del entorno y su complejidad, puede suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso para una empresa.

La globalización, el incremento de la competencia, entre otros factores, han propiciado que las organizaciones se vean en la necesidad de beneficiarse de las ventajas que proporciona la tecnología para poder seguir siendo competitivas. Debido a ello, muchas empresas y organizaciones de variado volumen y sector de actividad se han concienciado de la necesidad de incorporar y modificar sus sistemas de información (que tiene como objetivo fundamental recopilar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los distintos procesos de negocio de una empresa a los usuarios que la precisen, en la forma y el momento adecuados) para la gestión empresarial, a fin de competir en posiciones más ventajosas en el difícil y turbulento estado de los mercados actuales.

En este entorno de rápidos cambios, la información precisa, relevante y oportuna se convierte en uno de los activos más valorados de una empresa, cuando una organización conoce de manera precisa, fiable y frecuente datos acerca de sus procesos de negocio, de la actividad de sus miembros y de las circunstancias y noticias de su entorno, la ejecución de sus operaciones se torna más eficiente, su rendimiento aumente y se logra una mayor competitividad.

Dado que las organizaciones encuentran su razón de ser en la consecución de objetivos, y que éstos y los procesos que se desarrollan para alcanzarlos constituyen en sí mismos información para la propia organización, la información supone por tanto un elemento clave a la hora de tomar decisiones de todo tipo en el entorno empresarial.

Contenido

La información se convierte en un recurso fundamental  para las empresas y se integre dentro de su proceso de planificación estratégica. Por lo tanto, se ha convertido en un recurso clave pare las empresas a todos los niveles jerárquicos y para todos los departamentos, ya que las organizaciones deben conseguir, procesar, usar y comunicar información, tanto interna como externa, en sus procesos de planificación, gestión, dirección y toma de decisiones.

Existen dos  dimensiones de explotación de la información como recurso competitivo de la empresa:

 

1)Disponer de información sobre el entorno antes que los competidores, a fin de explotar las oportunidades adelantándose a ellos.

 

2)Desarrollar y utilizar nuevas armas competitivas a partir de la utilización y aprovechamiento de la información interna y su transformación en conocimiento de la organización, innovando en productos y procesos de negocio y desarrollando recursos intangibles.

El  Sistema de Información incluye todo procesamiento programado de información que utiliza como materia prima los datos, los cuales almacene, procesa y transforma para obtener como resultado final Información, la cual será suministrada a los diferentes usuarios del sistema, existiendo además un proceso de retroalimentación o "feedback", en la cual se ha de valorar si la información obtenida se adecua a lo esperado.

Por lo tanto, los Sistemas de Información de una empresa o de cualquier organización constituyen, en sentido amplio, el conjunto de medios humanos, materiales, normativos, tecnológicos y metodológicos organizados para brindar a quiénes adoptan decisiones (por medio de la entrada de datos, su proceso y almacenamiento y su posterior salida), la información que requieren pare desarrollar sus respectivas funciones.

Un sistema en cualquier organización tiene la finalidad de  apoyar los objetivos y las estrategias de la empresa. El Sistema de Información ha de suministrar a la organización toda la información necesaria para su funcionamiento. La información manejada abarcará desde la actividad rutinaria hasta aquella necesaria pare el proceso de planificación a largo plazo.

Conclusión

Los SI pueden ser herramientas valiosas para convertir la organización en más competitiva y eficiente. Nos ayudan además a rediseñar y dimensionar la organización, transformar su estructura, informar y controlar los mecanismos de trabajo, los flujos de operaciones, e incluso los productos y servicios de la organización.

Los sistemas de información proporcionan una mayor cantidad de información a los trabajadores, que les permite tomar unas decisiones que antes debía asumir su jefe.

Un sistemas de información generan una considerable serie de impactos, consecuencias en el ámbito de la organización. Deberá amoldarse o ser coherente con las necesidades de ésta, pero también se produce un fenómeno a la inversa en el seno de los procesos empresariales. Cualquier procedimiento (entrada de pedidos, producción...) habrá de amoldarse también, en cierta medida, a las normas que imponga el sistema, además de tener en cuente otras sobre ya sea control interno, sistemas de planificación, modelos de comunicaciones formularios, etc..

Como vemos, los sistemas de información no pueden ser ignorados por los directivos de las organizaciones dado el importante papel que juegan en las organizaciones mismas hoy en día. Hay una dependencia cada vez mayor entre estrategia, estructura, y procedimientos por un lado, y sistemas de información, software, hardware, bases de datos, telecomunicaciones, por el otro.

Aumentar la cuota de mercado, convertirse en el productor de mayor calidad o en el de menor coste, desarrollar nuevos productos, y aumentar la productividad de los empleados son objetivos que cada vez dependen más de los sistemas de información de la empresa, puesto que para abordar las acciones que sea necesario llevar a cabo para lograr estos cambios, será necesario aumentar el volumen de trabajo. Y hacerlo de una manera lógica, utilizando las informaciones que nos proporcionen los sistemas de un modo eficaz y eficiente.

A partir de lo expuesto vemos que los sistemas de información generan una serie de consecuencias y hacen que los directivos tengan  que plantearse nuevas interrogantes en su organización.

Si deseamos desarrollar un SI realmente efectivo para una organización, no basta con tener una gran cantidad de dinero para invertir en TI.

Debemos tener en cuenta que el avance y desarrollo de las TI actualmente es mucho más rápido que el de las organizaciones, sobre todo si estas últimas son grandes y tienen demasiada inercia para adaptarse a las nuevas tecnologías.

No basta con comprar los ordenadoras y sistemas informáticos más avanzados, si no vamos a ser capaces de hacer que nuestros empleados les saquen el mayor partido posible, y simplificamos las barreras de coordinación y comunicación existentes en la empresa.

Antes de hacer las inversiones pertinentes en tecnología, habrá que rediseñar los flujos de trabajo, de tal modo que se eviten pasos innecesarios, y que puedan ser fácilmente automatizados, sin desperdiciar la potencia que pone a nuestra disposición las TI.

Así podemos damos cuenta de que el alcance un SI es mucho mayor de lo que habitualmente se piensa; no consiste sólo en montar una red de ordenadores, e instalar un software con el que puedan realizarse unas determinadas tareas. Las implicaciones futuras de un SI en la empresa, pueden ser cruciales para la supervivencia de la misma.